Automatización Integral

Novapsis

Proyecto para el Centro Universitario Digital Morán y Cía.

Optimizando el 20% de tareas que consumen el 80% del tiempo

Objetivo General

Diseñar e implementar una arquitectura de automatización detallada, práctica y escalable, utilizando N8N como orquestador central e integrando con Odoo v17 y otras herramientas clave.

Enfoque Principal

Aplicar la Ley de Pareto, automatizando el 20% de las tareas que consumen el 80% del tiempo operativo.

20%

80%

Optimizar la eficiencia y la calidad del servicio en esta institución 100% en línea.

Herramientas Clave

N8N

Orquestador principal de flujos automatizados

Odoo v17 ERP

Sistema central para procesos administrativos, académicos y CRM

Google Workspace

Google Sheets
Gmail
Google Docs
Google Drive
Google Calendar

Comunicación

Telegram Bot
WhatsApp API
Manychat
Twilio
Meta Direct

Formularios/Plantillas

Google Forms
Jotform
PDF Generator Node
Odoo Sign
HTML Node

Agendamiento

Calendly
Cal.com

Bases de Contenido

Supabase
PostgreSQL
Redis

Email Marketing

Sendinblue
Mailchimp
SMTP de Odoo

Departamentos a Automatizar

Departamento Administrativo

Seguimiento de Cumplimiento Docente

Verificación Semanal Clases/Horario

Confirmación Entrega Evidencias

Recordatorios Automáticos

Reporte Incumplimientos

Flujo N8N: Verificación Semanal Cumplimiento Docente

Gestión de Pagos y Honorarios

Verificar Entrega Insumos Docente

Generar Solicitud de Pago en Odoo

Notificación Pago Programado

Confirmar Pago con Ticket

Flujo N8N: Validación y Solicitud Automática de Pago

Administración de Contratos y Documentos Laborales

Solicitud Firma Contrato Nuevo Docente

Carga y Validación Documentos

Generación y Almacenamiento Contrato PDF

Flujo N8N: Solicitud y Gestión Automatizada de Documentos

Atención Administrativa a Alumnos

Solicitud de Constancias

Envío Recibos/Facturas

Confirmación Pagos Bancarios

Flujo N8N: Generación Automática de Constancia de Estudios

Reportes Periódicos

Envío Reportes Semanales a Dirección/Coordinación

Indicadores de Cumplimiento/Pagos/Solicitudes

Flujo N8N: Generación y Envío Semanal de Reportes Ejecutivos

Control de Asistencia Administrativa y Docente

Registro Ingreso/Salida (Home Office)

Reporte Diario a Coordinación

Ausencias y Retardos

Flujo N8N: Registro Automático de Asistencia

Departamento Académico

Coordinación Académica

Revisión Cumplimiento Docente

Envío de Recordatorios a Docentes

Carga y Validación de Evaluaciones

Seguimiento Método del Caso y Participación Alumnos

Flujo N8N: Notificación Automática a Docentes con Retrasos

Coordinación de Control Escolar

Altas y Bajas de Alumnos

Generación de Constancias

Cambios de Materia o Turno

Reportes Administrativos

Flujo N8N: Formulario Solicitud Constancia + Envío PDF

Planeación y Carga de Horarios

Asignación de Materias a Docentes

Envío de Horarios a Alumnos

Verificación de Duplicidades

Flujo N8N: Envío Masivo Horarios Personalizados a Alumnos

Calificaciones y Boletas

Captura de Calificaciones

Envío de Boletas

Notificación de Irregularidades

Flujo N8N: Generación Automática Boletas y Envío por Correo

Atención a Alumnos (Altas, Bajas, Consultas)

Recepción de Solicitudes

Seguimiento a Trámites

Comunicación por Múltiples Canales

Flujo N8N: Seguimiento Solicitudes Alta/Baja con Estatus Automático

Seguimiento al Cumplimiento Docente

Verificación de Asistencia

Verificación de Participación

Retroalimentación Académica

Flujo N8N: Alertas por Inasistencia Docente o Baja Participación

Coordinación General

Seguimiento de Cumplimiento Docente

Verificación Semanal Avance en Odoo

Envío Recordatorios Actividades/Clases no Registradas

Revisión Asistencia Videoclases

Generación Reportes por Programa y Docente

Registro Incidencias

Flujo N8N: Seguimiento_Semanal_Docente

Monitoreo de Calidad Académica

Identificación de brechas

Análisis de retroalimentación

Coordinación de Reuniones Operativas y Académicas

Gestión de Agendas

Envío de Convocatorias

Control de Reportes y Entregables

Centralización de Documentos

Seguimiento de Plazos

Gestión de Alertas Críticas y Seguimiento de Incidencias

Notificaciones Automáticas

Escalamiento de Problemas

Gestión de Indicadores (OKRs y KPIs)

Recopilación de Datos

Generación de Dashboards

Departamento de Marketing

Creación y Publicación de Contenido

Flujo de Idea a Publicación

Formulario de Captura de Ideas

Registro en Base de Contenido (Notion/Airtable)

Recordatorio Asignación Diseño

Programación Automática en Meta Creator Studio/Buffer

Captación Automática de Leads

Centralizar Leads en Odoo CRM

Conectar API de Meta Ads con N8N

Transformar Datos de Lead

Insertar Lead en Odoo CRM (Etapa 'No Contactado')

Disparar Correo/WhatsApp Automático

Seguimiento Automatizado de Leads

Segmentación Automática (Frío, Tibio, Caliente)

Secuencia de Seguimiento (WhatsApp/Email)

Asignación Asesor en Odoo (Respuesta Afirmativa)

Envío de Incentivo (Si no Responde)

Agendamiento Automático con Asesores

Reducir Tiempo de Agendamiento

N8N Envía Link Personalizado (Cal.com)

Confirmación Cita (Google Calendar/Odoo)

Mensaje Confirmación/Recordatorio (WhatsApp)

Remarketing Automático

Reimpactar Leads Inactivos

Marcar Leads como 'Inactivos' en Odoo

Agregar a Segmento para Campañas de Email

Envío Campaña con Incentivo

Reactivación a 'Lead Tibio' (Si Reacciona)

Dashboard y Reportes Automáticos

Ahorrar Tiempo en Informes Manuales

Actualizar Dashboard con Cambios en Odoo

Crear Reporte Diario Automático (Telegram/Email)

Filtrar Métricas Clave

Distribución de Tareas

Aplicando la Ley de Pareto: Automatizando el 20% de tareas que consumen el 80% del tiempo.

Departamento Administrativo

Optimizar la gestión de tareas administrativas repetitivas, especialmente en pagos, contratos y atención a alumnos.

Seguimiento de Cumplimiento Docente

Trigger: Cada viernes a las 6:00 PM.

Pasos:

Verificación Semanal Clases/Horario

Confirmación Entrega Evidencias

Recordatorios Automáticos

Reporte Incumplimientos

Flujo N8N: Verificación Semanal Cumplimiento Docente

Gestión de Pagos y Honorarios

Trigger: Webhook al hacer clic en "Solicitar Pago".

Pasos:

Verificar en Google Sheets si el docente subió materiales

Crear "Solicitud de pago" en Odoo

Enviar correo a administración con datos del pago

Confirmar al docente que su pago está en proceso

Administración de Contratos

Trigger: Odoo Node al registrarse un nuevo docente.

Pasos:

Enviar correo con enlace a formulario de carga

Webhook Node espera a que el formulario se complete

Generar contrato desde plantilla con PDF Node

Enviar contrato para firma digital

Guardar archivo firmado en Google Drive

Atención a Alumnos

Trigger: Webhook Node activado desde formulario.

Pasos:

Verificar estatus académico del alumno en Odoo

Llenar plantilla con datos en Google Docs Node

Generar constancia en formato PDF con PDF Node

Enviar la constancia firmada digitalmente por Gmail

Beneficios Esperados

Flujo de Automatización

Departamento Académico y Control Escolar

Optimizando el 20% de tareas que consumen el 80% del tiempo

Coordinación Académica

Pasos:

Revisión Cumplimiento Docente

Envío de Recordatorios a Docentes

Carga y Validación de Evaluaciones

Seguimiento Método del Caso y Participación Alumnos

Flujo N8N: Notificación Automática a Docentes con Retrasos

Coordinación de Control Escolar

Pasos:

Altas y Bajas de Alumnos

Generación de Constancias

Cambios de Materia o Turno

Reportes Administrativos

Flujo N8N: Formulario Solicitud Constancia + Envío PDF

Planeación y Carga de Horarios

Pasos:

Asignación de Materias a Docentes

Envío de Horarios a Alumnos

Verificación de Duplicidades

Flujo N8N: Envío Masivo Horarios Personalizados a Alumnos

Calificaciones y Boletas

Pasos:

Captura de Calificaciones

Envío de Boletas

Notificación de Irregularidades

Flujo N8N: Generación Automática Boletas y Envío por Correo

Atención a Alumnos

Pasos:

Recepción de Solicitudes

Seguimiento a Trámites

Comunicación por Múltiples Canales

Flujo N8N: Seguimiento Solicitudes Alta/Baja con Estatus Automático

Seguimiento al Cumplimiento Docente

Pasos:

Verificación de Asistencia

Verificación de Participación

Retroalimentación Académica

Flujo N8N: Alertas por Inasistencia Docente o Baja Participación

Impacto en Tiempo Operativo

La automatización reduce hasta un 70% el tiempo dedicado a tareas administrativas académicas

Coordinación General

Seguimiento de Cumplimiento Docente

Verificación Semanal Avance en Odoo

Envío Recordatorios Actividades/Clases no Registradas

Revisión Asistencia Videoclases

Generación Reportes por Programa y Docente

Registro Incidencias

Flujo N8N: Seguimiento_Semanal_Docente

Monitoreo de Calidad Académica

Identificación de brechas

Análisis de retroalimentación

Coordinación de Reuniones Operativas y Académicas

Gestión de Agendas

Envío de Convocatorias

Control de Reportes y Entregables

Centralización de Documentos

Seguimiento de Plazos

Gestión de Alertas Críticas y Seguimiento de Incidencias

Notificaciones Automáticas

Escalamiento de Problemas

Gestión de Indicadores (OKRs y KPIs)

Recopilación de Datos

Generación de Dashboards

Beneficios Esperados

Ahorro de tiempo

6 a 10 horas semanales

Reducción de errores

Detección automática de incumplimientos

Mayor control

Seguimiento sistemático y consistente

Distribución del Tiempo Ahorrado

Departamento de Marketing y Ventas

Automatización integral para captación, nutrición y cierre de leads

Áreas Clave a Automatizar (20% del tiempo)

Captación Automática de Leads

Centralizar leads de redes sociales directamente en Odoo CRM con respuesta automática en menos de 15 segundos.

Seguimiento Automatizado de Leads

Nurturing y manejo de objeciones para enfocar al asesor solo en prospectos calientes con secuencias programadas.

Agendamiento Automático con Asesores

Reducir a cero el tiempo de agendamiento de llamadas/videollamadas con integración de Cal.com y Google Calendar.

Remarketing Automático

Reimpactar a leads sin avance después de 15 días con campañas e incentivos personalizados.

Dashboard y Reportes Automáticos

Visibilidad en tiempo real de métricas clave como tasa de conversión, leads por fuente y ventas por asesor.

Impacto en Conversión de Leads

Fases de Implementación

1

Fase 1 (Impacto 🔥🔥🔥)

Captura de leads + Seguimiento + Agendamiento

2

Fase 2 (Impacto 🔥🔥)

Remarketing + Publicación de contenido

3

Fase 3 (Impacto 🔥)

Reportes automáticos + mejora de nurturing avanzado

Fases de Implementación del Proyecto

Un enfoque estructurado para garantizar el éxito y la entrega de valor continua.

1

Descubrimiento y Planificación

Análisis de procesos, definición de KPIs, y diseño de la arquitectura de la solución.

1-2 Semanas

2

Desarrollo e Integración

Creación de flujos en N8N, integración con Odoo, y configuración de APIs y herramientas.

4-8 Semanas

3

Pruebas y Despliegue

Pruebas de extremo a extremo, capacitación del personal, y puesta en marcha oficial.

2-3 Semanas

Soporte y Optimización

Monitoreo constante, ajustes basados en el uso real, y mejoras continuas.

Continuo

Cronograma del Proyecto

Estimación de Tiempos

Horas de Desarrollo (Fases 1-3)

164 - 253

Gestión, Pruebas y Despliegue (20%)

33 - 51

TOTAL DE HORAS DEL PROYECTO

197 - 304

Implementación Total

8-14

Semanas

(2 - 3.5 Meses)

Inversión y Modalidad de Pago

Alcance del Proyecto Incluido:

Más de 90 Automatizaciones

Procesos detallados para optimizar la operación diaria.

4 Proyectos Departamentales

Automatización integral en áreas Administrativa, Académica, Coordinación y Marketing.

Configuración de Infraestructura

Instalación de programas, gestión de APIs, credenciales y conexiones.

Bonus: Optimización de Recursos

Asesoría y capacitación en herramientas gratuitas para reducir costos operativos.

Inversión Total del Proyecto

$12,000

Modalidad de Pago por Hitos:

1. Pago Inicial: $1,000 para dar comienzo al proyecto.

2. Pagos por Avance: 11 pagos de $1,000 al entregar y validar cada hito del desarrollo.

Este modelo asegura que la inversión está ligada a resultados tangibles y validados por usted.

Planes de Mantenimiento y Soporte (Opcional)

Plan Básico

$300 / mes

Monitoreo de flujos automatizados
Soporte técnico vía email
Actualizaciones de seguridad menores

Plan Pro

$600 / mes

Todo lo del Plan Básico
Gestión y Mantenimiento de VPS
Instalación y Configuración de Programas
Actualizaciones de Plataformas y Flujos
Integración con Nuevas Herramientas
Optimización mensual de flujos
Reportes de rendimiento
Soporte prioritario

Conclusión

La automatización integral con N8N y Odoo transformará la operación del Centro Universitario Digital Morán y Cía.

Beneficios Clave

Eficiencia Operativa

Reducción del 70% en tareas administrativas

Reducción de Errores

Minimización de errores en procesos críticos

Experiencia del Alumno

Respuestas más rápidas a solicitudes

Decisiones con Datos

Reportes para decisiones estratégicas

Retorno de Inversión

Próximos Pasos

1

Análisis Detallado

Evaluación de procesos y métricas de éxito

2

Implementación por Fases

Comenzar con Fase 1 de alto impacto

3

Capacitación del Personal

Entrenamiento para nuevas herramientas

4

Medición y Optimización

Evaluación continua y ajustes

Impacto Global